1. Note introduttive

Excel è un programma, detto foglio elettronico, che permette di creare tabelle contenenti dei dati possibilmente correlati tra loro. Queste tabelle vengono chiamate fogli di lavoro e sono costituiti da celle disposte su righe e colonne

I fogli di lavoro sono inseriti in file detti cartelle di lavoro (fogli di lavoro correlati). All'inizio, il foglio di lavoro vi apparirà come un insieme di tabelle Foglio1, Foglio2, =85Ogni tabella riporta delle lettere sulla riga in alto e dei numeri sulla prima colonna. Come in una tabella di Word, potete scrivere parole, numeri o altri simboli su ogni casella, per cui viene da chiedersi a che cosa serva Excel. In Excel il valore rappresentato in una casella, sia esso una parola, una data, un numero, può dipendere dal valore di altre caselle della tabella

 

Esempio: somma dei valori contenuti in una colonna

Nella figura viene mostrato come la casella A10 possa contenere il valore corrispondente alla somma dei valori contenuti nelle caselle della colonna A, a partire da A1 fino ad A9. Il valore di A10 viene tenuto costantemente aggiornato al variare dei valori nelle caselle da A1 a A9, ciò significa che se sostituiamo il valore "2" contenuto nella casella A8 con "3", il valore di A10 diverrà immediatamente "50". Questo avviene perché nella casella A10 è stata immessa una formula, anziché un valore numerico. In questo caso la formula è " = SOMMA(A1:A9)". Il simbolo "= ", che fa capire ad Excel che quello che si sta scrivendo non è un valore da riportare nella casella ma una formula da calcolare. Le formule sono composte da funzioni, che sono nomi seguiti da parentesi "( )" contenenti i parametri della funzione, e da operatori aritmetici (+,*,/,-,=85). In questo caso la funzione è SOMMA e i parametri sono A1:A9. Se avessimo scritto " =  SOMMA(A1:A9) * 2" sulla casella A10 comparirebbe "98" anziché "49".

Questo semplice esempio fa intravedere quante possibilità può dare un foglio di calcolo, e soprattutto perché si chiama foglio di calcolo. Basti pensare alle buste paga di un'azienda, dove le cifre sono ottenute con decine di (misteriosi!) calcoli per ogni dipendente. Con questo strumento si può agevolmente impostare un foglio per il calcolo e poi fornire le cifre in ingresso (tipo stipendio lordo) per ottenere i totali che interessano.

Non sempre, però, i dati in formato alfanumerico (cifre e lettere) sono sufficienti per visualizzare l'informazione. Pensiamo per esempio, all'andamento della temperatura durante il corso dell'anno, che supponiamo rilevata di ora in ora. Certo possiamo fare un foglio di lavoro in cui calcoliamo automaticamente la media giornaliera, la media mensile, la media del valore massimo giornaliero etc=85, ma, soprattutto trattandosi di tanti dati, non sarà facile interpretarli leggendo lunghe file di cifre. Excel permette di rappresentare graficamente i dati contenuti in una tabella con un'ampia varietà di tipi di grafici.

2. Il foglio di calcolo
1. Inserimento di valori nelle caselle

Siccome Excel tratta non solo numeri interi come nell'esempio, ma anche numeri reali, testo, date, valori in percentuale, valuta etc=85, ci servirà anche sapere come fa Excel a capire che tipo di valore si sta inserendo. Ad esempio: se vogliamo inserire le ore di una giornata, diciamo mezzogiorno, potremmo scrivere "12", ma scriveremmo "12" anche se volessimo intendere una temperatura. Per risolvere tutte le ambiguità di questo tipo, Excel usa dei formati (che potete vedere al menù Formato - Celle), che specificano come un valore inserito viene interpretato. Nel caso dell'ora, non basta scrivere "12" (che invece viene preso come un numero intero) ma occorre scrivere "12.00": il punto fa capire a Excel che si sta inserendo un'ora. Se invece vogliamo inserire una data, per sempio il 10 gennaio del 2000, dovremo separare giorno, mese ed anno con una barra "/": " 10/1/2000". NB: se ciò che si inserisce inizia con un apostrofo " ' ", il valore viene interpretato come testo, es: " '12.00 " non è una data ma è il testo "12.00"

Esperimento

Provate a selezionare una casella e poi scrivete "13/03/2003 12.03.29". Fatto questo andate al menù Formato e scegliete Celle. Nella lista che vi apparirà scegliete la categoria Data e provate a cliccare sul tipo (= formato) "4-mar-97" nella lista di destra, dopodichè cliccate su "OK". Osservate che nella casella nella casella comparirà "13-mar-03", mentre nella barra della formula resterà "13/03/2003 12.03.29". Ripetete l'esperimento con altri tipi e vedete come di volta il contenuto della cella cambi mentre il contenuto della barra della formula rimane invariato.

Questo esperimento mostra la differenza tra la barra della formula e la casella: la prima contiene il valore della casella, la seconda come questo valore viene rappresentato visivamente.

NB: quando inserite un valore con un certo formato, come la data, la casella assume quel tipo di valore. Ciò significa che se dove avete inserito una data volete poi inserire un numero, dovete, nel menù Formato - Celle, cambiare il tipo della cella.

Esperimento

Nella stessa casella dell'esperimento precedente, inserite "1" ed osservate il risultato

2. Inserimento di formule nelle caselle

Se ciò che inserite in una casella incomincia con "= ", Excel intende che ciò che segue è una formula, cioè la specifica di come calcolare il valore della casella. Nel primo esempio la formula era una somma " SOMMA(A1:A9)", che ha il significato "somma tutti i valori delle caselle da A1 ad A9". Potreste ottenere lo stesso risultato scrivendo "= A1 + A2 + A3 + A4 + A5 + A6 + A7 + A8 + A9". Se provate a farlo con una colonna di 1000 caselle, capite quanto siano utili le funzioni:

Le funzioni sono composte da un nome (es. SOMMA) e da delle parentesi "( insieme di celle )". Nel menù Inserisci - Funzione (oppure cliccando su f_x c'è l'elenco di tutte le funzioni disponibili in Excel (MEDIA, MAX, MIN, etc=85) suddivise per campi di utilizzo (matematico, finanziario etc=85). Per specificare una insieme di celle, se ne possono scrivere singolarmente i nomi, separandoli con un punto e virgola, es: SOMMA(A1;A2;A3), oppure specificando degli intervalli, es SOMMA(A1:A9). Quindi scrivere SOMMA(A1;A2;A4;A9;A7;A8;A3;A5;A6) o SOMMA(A1:A5; A6 ; A7:A9) ha lo stesso significato.

Gli operatori (es "*", "+", "-" etc=85) possono essere usati insieme alla funzioni per comporre la formula. Se per esempio vogliamo sommare la caselle da A1 a A5, poi sommare le caselle da A6 ad A9 e moltiplicare i risultati delle due somme, si può scrivere "=  SOMMA(A1:A5) * SOMMA(A6:A7)".

Gli operatori possono essere:

1. Copia, cancellazione e spostamento di celle

Con i comandi di taglia,copia, incolla ed elimina del menù Modifica si possono copiare, spostare ed eliminare singole caselle, gruppi di caselle o intere righe o colonne. I meccanismi sono gli stessi di Word (come delle altre applicazioni di Office: Access e Power Point) che a questo punto diamo per acquisiti. Invece scendiamo più in dettaglio sull'effetto di queste operazioni nel caso di Excel

C'è differenza tra cancellare in contenuto di una cella (cosa che si può fare premendo il tasto destro del mouse e scegliendo Cancella contenuto) ed eliminare la cella (nello stesso menù, scegliendo Elimina). Mentre la prima operazione svuota la cella e lascia il resto com'è, la elimina, spostando delle celle in modo da rimpiazzare quella eliminata. È utile quando si vuole eliminare un'intera colonna o riga e mantenere compatta la tabella su cui si sta lavorando. Quando si sceglie Elimina, compare la finestra:

Dove vi viene chiesto come spostare le altre celle in funzione di quella/e eliminata/e, o se volete eliminare tutta la riga (o colonna) corrispondente alla/e cella/e

Create in un qualunque punto del foglio la seguente porzione di tabella:

Selezionate la casella che contiene "centro" e scegliete Elimina. Provate e scegliere "Sposta le celle a sinistra e vedete cosa succede. Ripetete l'esperimento scegliendo le altre opzioni.

Come abbiamo visto, le formule contengono dei riferimenti alle singole celle (A5, B6 =85) o ad intervalli (gruppi) di celle (es. A1:A9). Tornando al primo esempio proposto, la cella A10 contiene "= SOMMA(A1:A9)". Se selezionate le celle da A1 ad A9 e le spostate a destra (scegliendo taglia, selezionando B1 e poi scegliendo Incolla), cosa verrà visualizzato sulla cella A10?

Excel ha l'accortezza di aggiornare automaticamente, per quanto possibile, i puntatori alle celle che sono state spostate, quindi la formula contenuta in A10 diverrà "= SOMMA(B1:B9)". Per quanto possibile significa che Excel non arriva a cambiare anche la struttura della formula per adeguarla agli spostamenti. Se provate a spostare solo la cella A1 nella cella B1, ad esempio, vedrete che la formula in A10 rimane "= SOMMA(A1:A10)" e il valore che era in A1 e che adesso è in B1 non verrà più contato nella sommatoria. Se la formula fosse stata scritta "= SOMMA(A1;A2:A10)", a questo spostamento sarebbe stata cambiata in "= SOMMA(B1;A2:A10)"

Continuando sull'esempio della somma: se spostate la cella A10 (contenente una formula) in B10, noterete che il valore che assume B10 è quello che si trovava in A10 prima dello spostamento, cioè la somma. Se invece copiate A10 in B10, su B10 comparirà il valore "0". Questo accade perché Excel, nel caso della copia, considera i riferimenti alle celle relativi alla cella che contiene la formula. In altre parole è come se la cella A10 contenesse la funzione "somma delle 9 celle sopra questa", che nel caso di A10 sono le celle A1,A2=85A9, ma nel caso di B10 sono B1,B2=85,B9.

1. I grafici



Come abbiamo accennato nelle note introduttive, spesso può essere utile visualizzare i dati contenuti nelle celle attraverso un grafico. Excel mette a disposizione una grande varietà di tipi di grafico (a linee, a istogrammi, a barre, a torta etc=85) e permette di crearli automaticamente da un insieme di celle selezionato mediante l'autocomposizione grafico, che si avvia con il pulsante

 

sulla barra degli strumenti.

Esempio:

Anna e Marco sono due ex-studenti universitari di cui si conoscono i voti presi ad ogni esame. Si vuole costruire un grafico per comparare il loro andamento esame per esame.

Innanzitutto si costruisce una tabella con i dati a disposizione, come quella che segue:



Passo 1: scelta del tipo di grafico

Tra i vari tipi di grafico, scegliamo ad esempio quello ad istogrammi. Siete liberi (leggi invitati) a provare anche altri tipi di grafico, per constatare che non tutti hanno senso in questo caso.

 

Passo 2: scelta dell'origine dei dati

Sulla scheda che vi compare a questo passo, dovete definire quali sono i dati in origine per il grafico che state creando. Nella casella Valori potete inserire la zona di celle che contiene i dati manualmente(sconsigliato se non esperti) o cliccare sul bottone a lato. Così facendo vi comparirà un'altra finestrella e a questo punto potete selezionare usando il mouse la zona di celle relative ad Anna. Nello stesso modo potete procedere per il nome della serie (Anna) e per l'etichetta delle categorie (i nomi degli esami). Quando avete terminato per la serie di Anna, cliccate du Aggiungi ed una nuova serie (vuota) verrà aggiunta: non dovete far altro che ripetere le stesse operazioni.



Alla sinistra di ogni casella c'è un pulsante: quando cliccate sopra questo pulsante vi compare un'altra finestra piccola e potete selezionare sul foglio l'insieme di celle con i voti di Marco. Notate che mentre selezionate nella casella compare la formula corrispondente all'insieme di celle che state visualizzando.

Quando avete selezionato le celle desiderate potete cliccare sul pulsante a fianco della casella nella finestra piccola e ritornate alla finestra dell'autocomposizione. A questo punto avete selezionato i dati di orginine per la prima serie di dati e avete così definito la parte del grafico relativa a Marco. Sulla scheda serie, potete scegliere aggiungi per aggiungere una nuova serie di dati: ripetendo l'operazione sulla colonna di Anna la seconda serie.

Con lo stesso sistema potete assegnare i nomi alla legenda e i nomi che devono comparire sull'asse delle categorie (l'asse X).

Passo 3: opzioni del grafico

A questo passo potete scegliere come e cosa visualizzare sugli assi e sulla legenda. Nel grafico che segue "Andamento" è il titolo del grafico, "Voti" il titolo dell'asse Y ed Esami il Titolo dell'asse X.

Dopo che avrete litigato un po=92 con l'autocomposizione potrete ottenere un grafico come quello che segue:



 

1. Note conclusive: Word ed Excel

Gli oggetti delle diverse applicazioni di Office sono esportabili/importabili da una applicazione all'altra. Questo significa, ad esempio, che un grafico di Excel può essere inserito in un documento di word così come una tabella di Word può essere inserita in un foglio di lavoro di Excel. Il meccanismo è semplice: basta selezionare l'oggetto in questione, scegliere Copia dal menù Modifica (Ctrl + c) ed incollarlo nel documento desiderato (Crtl + v). L'eseercizio proposto richiede anche queste operazioni.