Per poter rimborsare le spese di viaggio e soggiorno è necessario compilare il modulo (RTF, PDF) con i dati anagrafici dell’ospite, l’ente di appartenenza e il motivo del soggiorno (esempio: svolgimento seminario).

È inoltre necessario allegare i documenti originali di cui si chiede il rimborso (esempio: biglietto di aereo o treno, ricevute fiscali di pasti, ecc.).

Per poter effettuare tali rimborsi, l’ospite, anche se straniero, deve avere un codice fiscale italiano. Qualora ne fosse sprovvisto, può richiederlo al Consolato d’Italia nel proprio paese di residenza.

In alternativa, il Dipartimento può chiedere l’attribuzione del codice fiscale all’Agenzia delle Entrate di Pisa mediante la compilazione di un apposito modulo a cui va allegata la fotocopia del passaporto dell’ospite.